AB帳驗廠系統解決方案

 華躍科技智能A/B帳驗廠系統

一、驗廠簡介
  • 現在越來越多的歐美客戶,會要求他的供應商查廠驗廠或要通過SA-8000的認證?而利潤越來越薄、勞動爭議越來越多的今天,要如何應對查廠驗廠或SA-8000,實在是企業主最頭疼的問題之一。很多工廠為了應對查廠,特別使用兩套工卡,這不但造成了極大的人力、物力浪費,而且工時的統計、工資的計算費時費力又容易出錯。為了順利通過客戶驗廠,能通過SA-8000的認證等等,許多公司是想盡了辦法。從最原始的手工做考勤到紙式打卡鐘考勤。員工的人數較少的還可以,如果有幾百人的公司,用紙式卡鐘做就比較吃力了。首先把員工的考勤做好,然后根據出勤數據,再安排人去不停打卡,但人工做,還是有誤差,而且要幾個人去做,費時費力。在現在這個階段,最好的解決辦法是用軟件解決,無論是計時,還是計件,都可以用系統按計時來解決考勤問題,速度快,準確無誤,這種優勢是其它途經所無法比擬的,也徹底把驗廠文員解放出來。華躍科技A/B帳套驗廠系統軟件,配合實際工廠所遇到的各類問題,針對種種驗廠時所碰到的情況而開發的,經過多年來不斷完善,現完全能助你輕松應對驗廠,隨時提供"真實"、符合要求、沒有漏洞的考勤、工資報表。本軟件可以適應各種驗廠類型的客戶驗廠。例如阿迪達斯驗廠、、耐克驗廠、沃爾瑪驗廠、瑪莎驗廠、迪斯尼驗廠、TESCO驗廠、COC驗廠、ICTC驗廠、BV驗廠、SA 8000驗廠、Macy's驗廠、HotePote驗廠、Cosco驗廠、CSCC驗廠等等。
    華躍A/B帳驗廠系統是建立在源(即真實)系統的基礎上,為滿足用戶應對其客戶或相關政府部門的檢查而設計的。在源系統里,各種數據齊全、真實。當用戶需向驗廠者提供賬務時,源系統中有些數據可能是不便向驗廠者公開的,尤其是加班工時數以及加班工資的計算標準。面對激烈的市場競爭,許多工廠不得不讓員工超時加班,但為了將賬務合法化,不得不另外請幾個文員專門做這一套應對驗廠的賬務。為了應對一次驗廠,企業往往是要投入大量的人力,甚至是多個部門放下所有工作來應付階段性的檢查工作,擾亂了日常的工作計劃,如果能擁有一套智能化的驗廠系統,做這些工作就變得非常容易了,即使天天有人來驗廠,您也可以應付自如了!


    二、驗廠系統功能及特點

    》提供標準的數據導入導出功能,使系統快速上線;可直接將源(真實)系統的人員數據導入驗廠系統中,不需再一個一個錄入。
    自動把休息日的系統操作記錄更改為正常工作日記錄;有專門針對休息日簽卡的功能,可更好地控制假日加班的合法性。
    》支持驗廠人員的選擇,可以全選或挑選驗廠人員,且可自動控制參與驗廠人員的合法性(如未滿16周歲的人員,系統自動排除)。 
    》A/B帳中的人員資料自動保持一致,即在A帳有人員資料的修改、編輯、新增、刪除、辭工等,B帳自動保持一致,無須手工在B帳中進行處理。
    》支持打卡數據的采集、簽卡、考勤數據的匯總、請假單等的處理,即A帳能操作的功能,B帳中也可能操作,并且A帳與B帳數據不沖突、不互相影響(人員資料除外)。
    》系統可以依考勤算工資,也可依工資逆算考勤,甚至兩者綜合應用。 
    》可以從真實帳中依條件導入相關數據,不需再一個一個錄入,特殊情況還可以對B帳系統做進一步的修改、整理。 
    》也可脫離真實帳,自動依驗廠相關設置參數,全自動生成驗廠數據。 
    》驗廠數據也可以不依賴于A帳數據,直接通過B帳中的相關設置,生成相關的數據(考勤打卡、請假、考勤異常、工資等數據)。
    》支持驗廠各種參數設置(提前打卡時間范圍、截止打卡時間范圍等);系統依排班數據,自動生成為每一個人的打卡記錄卡,打卡范圍可人為設置(如:提前打卡時間、終止打卡時間等、打卡時間隨機生成,不會千篇一律,為了更好的處理加班日的分布,用戶還可設置何日加班等,這樣加班時間即滿足驗廠超時問題,又不會有規律;加班時間、工資核算標準可自由控制,但最終結果可與真系統一致;各種報表齊全、對應,如考勤日報表、考勤月報表、各種請假單、各種簽卡單、打卡數據等;A帳B帳系統自由切換,從系統界面上無法進行區分此時是在A帳或是在B帳系統中,各種報表齊全、逼真。
    》智能自動生成慮帳考勤數據(上班天數、正班時數、平常加班時數、雙休加班時數、法定加班時數)有三種方式:順推方式:系統根據設定的規則,隨機生成規范的出勤數據,加班可用加班設置系統根據客戶或政府的要求生成加班時數。反推方式:根據每個月的真實工資反推慮帳考勤數據,上班天數和加班時數控制在法定范圍內;另外根據真實考勤數據產生慮帳考勤數據的上班天數、請假時數、上班時數(休息日不會產生以上數據),再根據法定加班時數自動生成加班數;智能生成慮帳的工資,兩分鐘根據慮帳考勤自動生成。


    三、華躍科技驗廠經驗
    華躍科技作為專業人力資源管理系統軟件公司,有著上千次陪同客戶驗廠經歷,在這里結合工廠的實際驗廠經歷,談談用華躍軟件技術改善驗廠管理的問題。驗廠流程如下圖所示:

    審核員來廠前,工廠需要做諸多的準備工作,象文件體系、消防安全、工廠現場改善……在此,我只談工時(考勤)、勞動報酬(工資)、童工(人事管理)數據的準備工作。目前大多數的工廠考勤、工資數據都是2套帳的,即所謂的 A、B 帳,一套作為工廠的實際管理,另一套用于客戶驗廠。


    (一)考勤系統的選擇

    俗話說的好“工欲善其事,必先利其器”,正確地選擇好一套考勤系統,對于驗廠順利的通過和管理,有很大的影響。

    非接觸(射頻)ICID卡考勤系統是目前最為常用的電子考勤系統,其特點是刷卡速度快,結合華躍考勤軟件,能夠批量獲得考勤數據和報表,支持考勤數據的修改,能制作出 AB 等多個帳套。

    工廠希望在考勤軟件管理方面實現驗廠管理及其他個性化需求,則需要對考勤軟件上做“二次開發”。華躍公司可以提供增殖開發服務。這里有一點說明,由于軟件設計架構的問題,還有供應商是不是自主研發等等,并不是所有的考勤軟件都可以進行“二次開發”,此時你需要選擇一家專業軟件開發公司。專業軟件公司會結合你的需求及他們的自身產品幫助你實現功能。



    (二)、工廠考勤管理

    B 帳:假數據,用來驗廠的。

    用途:專門用于客戶驗廠

    獲得方法:

    a.順推方式,系統根據設定的規則,隨機生成規范的出勤數據,加班可用加班設置系統根據客戶或政府的要求生成加班時數。

    b.反推方式,根據每個月的真實工資反推慮帳考勤數據,上班天數和加班時數控制在法定范圍內

    c.根據真實考勤數據產生慮帳考勤數據的上班天數、請假時數、上班時數(休息日不會產生以上數據),再根據法定加班時數自動生成加班數。

    (三)、驗廠實戰

    經歷過驗廠的朋友們,以下幾種情況可能會比較突出:

    審核員現場刷卡測試。

    解決方案:華躍驗廠系統采用當天抓取實際的考勤機刷卡記錄,也可以設定這個時間,超過這個設定的時間系統會自動生成規范數據。

    一個 2000 多人的工廠,竟然沒有一個人請假或遲到、早退等異常出勤記錄?

    解決方案:有些考勤系統是可以實現批量自動生成考勤數據了,但是不支持異常出勤的修改。這樣,麻煩就大了。所以,華躍驗廠系統可以自定義設置產生異常的記錄的比率,系統會隨機產生考勤異常,例如遲到、早退、曠工、請假等等。

    打開考勤系統時,出現生成數據批量生成修改數據”……等等軟件按紐。

    解決方案:如果你的系統有這樣的小問題話,那可謂是不打自招了。解決方法:華躍驗廠系統把這些字眼用別的名詞來代替。并且在驗廠當天也可以通過密碼切換把這些功能完全掩藏。

    整個驗廠工作的管理系統性,以及其中的邏輯。

    一些現象:

    和審核員朋友聊天獲悉,多數沒有通過的工廠,是缺乏整個 COC 管理系統性,有自相矛盾的地方,相互不能銜接,沒有條理。比如在文件上、管理體系上、一些數據的相互關聯上等等。比如,考勤顯示,倉庫周日不加班,但是在倉庫檢查一些工作單時,卻發現有出入庫及領料單記錄。

    解決方案:時間允許的情況下,結合 COC ICTI SA8000 等規則反復梳理,在工廠內部不同角度進行預演和復查。針對上述的工作單問題,合理的方案是將平常(周一 ~ 周五或周六)、周日的工作單分開管理。

    打開考勤系統后,手忙腳亂,解說起來沒有條理。

    其實,審核員查看考勤軟件,實質上相當于你要給其介紹一下考勤軟件。解決方案:華躍工程師會培訓您華躍驗廠系統的工作原理(業務流程)及功能。通常來講,發卡— > 刷卡— > 考勤軟件采集數據— > 考勤信息查詢— > 考勤報表生成輸出……是考勤系統基本流程。還有沉著冷靜胸有成竹是一個成熟 COC 管理人員的必須具備素質。

    大凡沒有通過驗廠的工廠基本上都是有嚴重硬傷,如果審核員象偵探那般深究起來,我敢說沒有一個工廠是可以通過的。有個審核員朋友告訴我:( 1 )干掉一家工廠,對他們來講也是一種損失。( 2 )在公眾面前,我們在形式上必須保持一致。

    解決方案:對于工廠難以履行的社會責任問題,本人以為是中國現今的國情,國家和企業尚未具有必須施行必須履行的能力。這一點大家都心知肚明,但是為什么要驗廠呢?大公司或品牌上要的是形象和面子。我們不一定依照驗廠標準真干,但是起碼形式上要象樣,雖然你覺得是個游戲,但是,我建議您必須認真地玩好這個游戲。我有不少客戶曾經走過彎路。

    (四)、工資管理

    B 帳:假的工資數據,應對驗廠

    用途:專門用于客戶驗廠

    獲得方法:

    對于工資的審查,以下幾點是關鍵:

    1 )標準: 要清楚當地最低工資標準,以及工資的計算公式;

    2 )工資的核算邏輯:工資的核算必須要和人事、當月出勤記錄保持邏輯上的銜接,如:工時、各種加班、異常出勤(是否有全勤獎)等等問題;

    3 )關于計件工資和計時工資的問題:有不少服裝加工工廠,他們在管理上通過計件,系統上采用計時。此過程在系統上需要一個計件與計時的換算工作;

    4 )最低工時補給;

    ( 5 )員工訪談。事先工資條打印。


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